Externalisation Back Office
Introduction
Le terme « back office » a été inventé lorsque les entreprises ont défini les fonctions de bureau. La section front office comprend les ressources qui sont impliquées dans les activités de base de l’entreprise. Alors que la section back-office sert essentiellement de fonction de soutien sous-jacente en effectuant des tâches qui ne sont pas directement liées à l’activité principale de l’entreprise, mais qui sont suffisamment cruciales pour que tout fonctionne bien. C’est ici qu’intervient le concept de « Back Office Outsourcing« , dans lequel les entreprises recherchent des solutions qui garantiront un flux de travail efficace et ininterrompu de leurs fonctions de back-office.
Qu'est-ce que l'externalisation du back-office ?
L’externalisation du back-office est définie comme le processus par lequel les fonctions de back-office d’une organisation sont confiées à un fournisseur tiers spécialisé dans la gestion de toutes les activités de BPO. Ce processus est considéré comme crucial, car aucune organisation ne souhaite que ses opérations commerciales soient compromises.
L’externalisation des opérations de back-office est une tendance populaire aujourd’hui parmi les start-ups et aussi les entreprises établies, car elle permet un plus grand avantage concurrentiel sur le marché. De nombreuses entreprises négligent les inefficacités du back-office parce que le travail administratif leur semble trop lourd à gérer. Au fur et à mesure que les entreprises s’agrandissent, cela peut devenir accablant et entraver les tâches principales.
Types d'externalisation du back-office
Le front office d’une entreprise est responsable de la réalisation des ventes et des bénéfices, mais il a besoin d’un soutien constant pour y parvenir. C’est ici qu’intervient le rôle important du soutien du back-office. Bien que ces fonctions commerciales ne soient pas directement liées au modèle commercial de base, elles jouent un rôle crucial dans les processus commerciaux globaux. En tant que colonne vertébrale de l’entreprise, elles doivent être gérées efficacement, faute de quoi elles auront un effet domino sur les autres services administratifs concernés.
Les fonctions typiques de soutien du back-office comprennent
les services de saisie de données
Paie
les ressources humaines
Support informatique
- Marketing
Externalisation du back-office : Avantages
L’externalisation du back-office est une option solide pour les entreprises qui cherchent à améliorer leurs bénéfices et leur productivité. Des multinationales aux PME, toutes les entreprises optent aujourd’hui pour l’externalisation de certaines fonctions commerciales, notamment le back-office, auprès d’agences d’externalisation. L’externalisation du back-office présente plusieurs avantages si elle est effectuée correctement. Voici quelques-uns des avantages du choix d’un partenaire d’externalisation pour votre entreprise.
1. Évolutivité
Un bon partenaire d’externalisation du back-office permettra à votre entreprise d’évoluer en termes de bénéfices, de productivité, de taille, etc. La croissance de l’entreprise est directement proportionnelle au rendement de votre agence d’externalisation. Parfois, les partenaires d’externalisation se chargent également des processus de recrutement et de formation, offrant ainsi un meilleur soutien à l’entreprise.
2. Efficacité des coûts
Les sociétés d’externalisation du back-office s’avèrent être plus rentables que les entreprises qui s’efforcent de maintenir une équipe de soutien du back-office. Les agences d’externalisation s’occupent de l’équipement, de l’infrastructure, de la formation, de l’embauche, et bien plus encore.
3. Accès aux dernières technologies et à l'expertise
Un autre avantage important de l’externalisation du back-office est que les entreprises peuvent avoir accès à des personnes qualifiées, aux dernières ressources technologiques, à des services de qualité, et bien plus encore. Les sociétés d’externalisation ne se contentent pas de fournir un support de back-office, elles mettent également l’accent sur l’utilisation des dernières technologies et forment leur personnel afin qu’il puisse fournir les résultats dans les délais.
4. Plus de concentration sur les activités principales de l'entreprise
L’externalisation des opérations de back-office comme les services de saisie de données, le support informatique, les services RH, la paie, etc. réduit considérablement la charge de travail de votre entreprise, ce qui entraîne une augmentation de la productivité et de l’efficacité au niveau supérieur. En outre, les entreprises peuvent allouer leurs ressources de manière efficace, ce qui se traduit par une augmentation des ventes et des bénéfices.
5. Différences de fuseaux horaires
Les entreprises ayant des clients dans le monde entier doivent externaliser les fonctions de back-office et de support client pour assurer le bon déroulement des processus commerciaux internes. Il est de la responsabilité de l’entreprise de s’occuper efficacement de ses clients et de son modèle commercial de base pour étendre ses activités sur les marchés étrangers. Les partenaires d’externalisation extraterritoriale viennent à la rescousse des entreprises qui veulent s’implanter facilement sur les marchés étrangers.
6. Réduire les frais généraux de l'entreprise
L’un des principaux avantages de l’externalisation du back-office est qu’elle permet de réduire les frais généraux de l’entreprise. Les entreprises qui externalisent certaines fonctions commerciales ont tendance à se concentrer davantage sur leurs activités principales. Elles n’ont pas besoin de recruter des personnes supplémentaires et d’incorporer des infrastructures pour le soutien du back-office, ce qui leur permet d’économiser 30 à 40 % de leurs coûts d’exploitation.
Externalisation du back-office : Inconvénients
Depuis que l’externalisation a gagné en popularité dans les pays d’Amérique du Nord, d’Europe, d’Australie, etc., les entreprises doivent évaluer les inconvénients de l’externalisation du back-office avant d’engager un prestataire de services d’externalisation. Vous trouverez ci-dessous la liste des risques potentiels de l’externalisation du back-office que les entreprises doivent prendre en considération.
1. Attention insuffisante
Soyez attentif lorsque vous choisissez un partenaire d’externalisation de back-office pour votre entreprise. Assurez-vous que vous obtenez des services adaptés aux besoins de votre entreprise. Les entreprises qui ne parviennent pas à maintenir un canal de communication approprié avec leur partenaire d’externalisation ont tendance à obtenir un service de mauvaise qualité de la part de ce dernier. Par conséquent, un manque d’attention envers votre agence d’externalisation peut entraîner une perte de clients et une diminution des bénéfices.
2. Barrières culturelles et linguistiques
En général, l’externalisation implique des sociétés BPO offshore. Les entreprises préfèrent les agences d’externalisation offshore aux entreprises locales pour de multiples raisons telles que le coût, la base de clients, etc. Vérifiez toujours les fournisseurs qui ont des processus 24 heures sur 24 afin qu’ils puissent répondre efficacement à vos clients et aux problèmes de back-office. La langue est importante pour la communication, choisissez donc des entreprises d’externalisation offshore où vous pouvez facilement atténuer la barrière de la langue.
3. Difficultés liées au contrôle de la qualité
Lorsqu’une entreprise confie ses opérations de back-office à un partenaire d’externalisation, elle perd immédiatement le contrôle exclusif de ces fonctions. Il est essentiel de vérifier auprès du prestataire de services tiers s’il fournit des services de qualité en temps voulu ou non. Parfois, les agences d’externalisation ne répondent pas aux attentes des entreprises, ce qui entraîne une baisse de productivité et une perte énorme pour l’entreprise.
4. Sécurité des données
Laisser un prestataire de services tiers prendre en charge les fonctions internes d’une entreprise nécessite parfois de lui confier des informations sensibles. C’est l’une des principales préoccupations des entreprises qui externalisent leurs fonctions de back-office, car elles n’ont plus le même contrôle sur leurs données sensibles. Il est donc important d’évaluer le prestataire de services tout en s’assurant qu’il utilise les mesures de sécurité les plus élevées pour assurer la sécurité de vos données.
Conclusion
Lorsque les entreprises commencent à développer leurs activités sur le marché, l’externalisation du back-office est une aubaine pour elles, quelle que soit la taille de l’entreprise. Qu’il s’agisse d’une start-up ou d’une grande multinationale, l’externalisation des tâches de back-office est devenue plus cruciale que jamais. Les entreprises ont la possibilité d’externaliser leurs processus de back-office auprès des agents d’externalisation. Avant d’externaliser toute fonction de back-office, il est très important de définir les tâches qui doivent être externalisées. Demandez au prestataire de services tiers de vous fournir une feuille de route qui vous aidera à atteindre vos objectifs commerciaux. Si vous n’avez pas encore pensé à externaliser vos processus de back-office, il est temps de choisir notre société France Externalisation pour externalisation de back-office.
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