Pourquoi externaliser le recrutement ?
L'externalisation des RH permet de gagner du temps et de l'argent pour que votre entreprise puisse se développer et prospérer
a croissance de votre entreprise s’accompagne de responsabilités en matière de ressources humaines. Le développement et la rationalisation de vos processus RH vous permettent de prendre soin de vos employés, d’accroître votre efficacité, d’entrer en contact avec les meilleurs talents, de rester au fait des règles et réglementations et d’améliorer vos résultats. Cela vous permet également de libérer du temps pour vous concentrer sur votre activité.
Alors, qu’est-ce que l’externalisation des RH, et comment peut-elle aider votre entreprise à se développer et à prospérer pour les années à venir ?
L'externalisation des RH
Lorsque votre entreprise engage une société externe pour gérer une partie ou la totalité de ses tâches en matière de ressources humaines, il s’agit d’une externalisation des RH. L’externalisation peut couvrir un large éventail de services, des fonctions RH quotidiennes aux initiatives stratégiques à long terme. Certains de ces services comprennent :
L'administration de la paie
S’occuper des tâches de la liste de contrôle des salaires de votre entreprise est un travail à plein temps en soi. L’externalisation auprès d’une équipe de soutien des RH qui gère tous les éléments mobiles – y compris le suivi du temps, les déductions d’avantages sociaux, la déclaration des charges sociales, les rapports, et plus encore – vous libère du temps pour vous concentrer sur la stratégie commerciale.
Les services d’administration de la paie qu’une société d’externalisation des RH peut fournir sont les suivants
l’établissement de la paie
Déclaration des impôts sur les salaires
l’impression, le classement et l’envoi des formulaires
Traitement des cycles de paie hebdomadaires, bihebdomadaires, bimensuels et mensuels.
Accumulation des congés payés (PTO), des vacances et des congés de maladie.
Vérification de l’emploi des employés actuels et passés
Soumission de la paie en ligne
Déductions standard automatisées
Rapports de paie standard
Saisie-arrêt, prélèvement et administration des pensions alimentaires pour enfants
Rapports sur les nouveaux employés
Accès à un système intégré de gestion du temps et des présences
Recrutement
L’externalisation des efforts de recrutement de votre entreprise peut vous aider à constituer un vivier de talents expérimentés, afin que vous puissiez embaucher des membres d’équipe qui apporteront des avantages à long terme à votre organisation. Un prestataire de services RH tel que G&A gérera de manière proactive un ou tous les aspects de votre processus de recrutement, depuis la recherche active de candidats jusqu’à leur sélection, en passant par les entretiens et l’embauche.
Les services de recrutement qu’une entreprise d’externalisation des RH peut fournir comprennent :
Recherche de candidats
Accès à un système de suivi des candidats en ligne
Soutien à la description des postes
Affichage des postes
Sélection des CV en fonction des critères du client
Accès aux évaluations professionnelles préalables à l’embauche, aux tests de toxicomanie, aux vérifications des antécédents et aux examens médicaux.
Intégration des nouveaux employés
Approvisionnement et administration des avantages sociaux
Une entreprise d’externalisation des RH, telle qu’une organisation professionnelle d’employeurs (OPE), peut vous donner accès à des avantages sociaux de haute qualité et abordables qui vous permettent de mieux rivaliser pour attirer les meilleurs talents et d’offrir aux employés les avantages médicaux et financiers dont ils ont besoin. Une fois que vous avez choisi les avantages que vous souhaitez, un PEO peut également vous aider à administrer votre programme d’avantages sociaux, ce qui nécessite des connaissances spécialisées et une attention particulière aux détails.
Les services d’approvisionnement et d’administration des avantages sociaux qu’une entreprise d’externalisation des RH peut fournir comprennent :
Un énorme pouvoir d’achat qui permet un meilleur accès aux meilleurs soins de santé, soins dentaires, soins de la vue, assurance-vie, invalidité à court terme, invalidité à long terme et autres types d’assurance.
Accès aux avantages volontaires et aux programmes d’aide aux employés
Une assistance sur place pour l’inscription ouverte et l’accès à la technologie d’inscription aux avantages sociaux.
Ajout/suppression d’employés dans le système de l’assureur.
Traitement des appels des employés concernant la couverture et les réclamations
Rapprochement des factures afin d’assurer le recouvrement approprié des contributions des employés aux avantages sociaux.
Administration des demandes de prestations de chômage
Administration de COBRA
Administration du plan 401(k)
Administration du plan de la section 125
Suivi des congés payés (PTO)
Gestion des performances
L’externalisation des programmes de formation et de gestion des performances de votre entreprise peut vous aider à développer de manière proactive les talents de vos employés tout en augmentant la satisfaction et l’engagement au travail.
Les services de gestion de la performance qu’une société d’externalisation des RH peut fournir comprennent :
L’accès à la technologie de gestion de la performance des employés, y compris la formation en ligne et sur place des superviseurs, l’apprentissage en ligne et les outils de développement des employés.
Gestion des objectifs de performance des employés
des processus rationalisés d’évaluation des performances
un feedback continu sur les performances
Identification des lacunes en matière de compétences et d’aptitudes des employés
Gestion du personnel
Mise en œuvre du programme de diversité, d’équité et d’inclusion (DEI)
Tenue des dossiers de performance des employés
Gestion des risques et sécurité sur le lieu de travail
Offrir à vos employés un environnement de travail sûr est une priorité absolue. Lorsque vous vous associez à une société d’externalisation des RH, en particulier à un PEO comme Externalisation administrative qui dispose d’une expertise interne, vous disposez d’outils pour prévenir les accidents du travail et combattre la fatigue des employés.
Les services de gestion des risques et de sécurité sur le lieu de travail qu’une société d’externalisation des RH peut fournir sont les suivants :
l’élaboration et la mise en œuvre des politiques et procédures de l’entreprise
Élaboration et mise à jour du manuel de l’employé
Couverture des accidents du travail et gestion des demandes d’indemnisation
Élaboration et mise en œuvre d’un plan de prévention des accidents
Formation à la sécurité
Inspections de sécurité sur site
Enquêtes post-accident
Assistance OSHA
Services de conseil en matière de sécurité et de gestion des risques
Conformité au droit du travail et de l'emploi
Le paysage réglementaire américain est en constante évolution et de nouvelles lois sont régulièrement adoptées (ou modifiées). Un prestataire de services RH de qualité, doté d’une grande expérience en matière de réglementation, aidera votre entreprise à rester conforme à toutes les exigences fédérales, nationales et locales en matière de lieu de travail.
Les services de mise en conformité avec le droit du travail et de l’emploi qu’une société d’externalisation des RH peut fournir sont les suivants :
Des conseils sur les lois et ordonnances fédérales, étatiques et locales
Exigences de conformité en matière de salaires et d’horaires au niveau fédéral et de l’État
Gestion de la politique et du processus de congé
Formation anti-harcèlement pour la direction et les employés
l’accès à l’assurance responsabilité des pratiques d’emploi (EPLI).
Ce que l’externalisation des RH n’est pas
Ce que l'externalisation des RH n’est pas
Malgré ses nombreux avantages, l’externalisation des RH reste une pratique commerciale souvent mal comprise. Au fil des ans, l’externalisation est devenue, à tort, synonyme de « délocalisation », terme qui désigne une entreprise qui envoie des emplois à l’étranger et élimine le personnel interne. L’externalisation n’est pas une délocalisation. Il s’agit simplement du processus d’obtention de biens ou de services auprès d’une source ou d’un fournisseur externe afin que votre entreprise et vos employés puissent se concentrer sur la croissance de votre entreprise.
Des études récentes montrent que les entreprises qui ont recours à l’externalisation des RH connaissent une croissance de 7 à 9 % plus rapide que celles qui n’y ont pas recours, et que les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs externalisent les fonctions RH, même celles qui comptent des professionnels des ressources humaines parmi leur personnel.
L'externalisation des RH
À mesure que votre entreprise se développe, les responsabilités en matière de RH peuvent rapidement prendre le dessus, ce qui peut entraîner la nécessité d’embaucher un ou plusieurs employés pour s’occuper des tâches administratives. Les coûts associés à l’ajout de personnel RH interne peuvent finir par l’emporter sur les avantages. L’externalisation d’une partie ou de l’ensemble de vos tâches RH vous permettra de vous concentrer sur les services essentiels de votre entreprise et vous offrira des avantages qu’il est difficile d’obtenir en interne sans peser lourdement sur vos résultats.
Lorsque vous évaluez vos options en matière de RH et de soutien administratif, tenez compte des avantages suivants de travailler avec un PEO :
Réduire vos coûts
Vos employés méritent un soutien de qualité en matière de ressources humaines, mais de nombreuses petites et moyennes entreprises ne peuvent pas justifier les dépenses liées au fonctionnement d’un département RH complet. Selon la Society for Human Resource Management (SHRM), le coût moyen de la gestion des RH et des fonctions administratives en interne est de près de 3 000 dollars par employé et par an. Les études du secteur révèlent que les entreprises qui confient une partie ou la totalité de leurs services RH à un PEO ou à une société d’externalisation des RH réduisent leurs coûts administratifs d’environ 450 dollars par employé.
Stimuler le moral des employés
La paie, les avantages sociaux, le développement de carrière, etc. sont essentiels pour maintenir et améliorer le moral et la productivité des employés. L’externalisation des RH vous permet d’avoir accès à des experts en ressources humaines qui vous aideront à prendre soin de vos employés afin de réduire le roulement du personnel et de recruter de nouvelles personnes dans l’équipe. Une équipe de soutien RH peut également négocier un meilleur ensemble d’avantages sociaux pour votre entreprise que vous ne pourriez le faire vous-même, ce qui vous permet d’économiser de l’argent en tant qu’employeur et de faire économiser de l’argent à vos employés sur leurs primes.
Optimisez l'efficacité de votre entreprise
Il est difficile de se concentrer sur la stratégie commerciale à long terme lorsque vous ou vos employés êtes occupés par des processus et des tâches RH quotidiens. Grâce à l’externalisation des RH, vous pouvez vous décharger des responsabilités quotidiennes telles que la gestion de la paie, l’émission des chèques, l’examen des demandes d’indemnisation et la gestion des avantages sociaux, afin de vous concentrer sur la vision globale de votre entreprise. Vous avez également accès à des solutions technologiques RH personnalisables qui vous permettront de gagner du temps, d’augmenter la productivité, d’éliminer les erreurs et de mieux gérer les horaires de travail.
Attirer et conserver des employés qualifiés
Un PEO ou une société d’externalisation des RH peut aider votre entreprise à adopter une approche plus proactive et ciblée du recrutement en recherchant activement des candidats et en gérant vos processus d’embauche. La constitution d’un solide vivier de talents offre de nombreux avantages à long terme, notamment des coûts de recrutement réduits, une base d’expérience solide et une culture d’entreprise plus robuste.
Communiquez avec une équipe d'experts en RH
Vous avez créé votre entreprise parce que vous êtes un expert dans votre domaine de prédilection, et vous vouliez mettre cette expertise au service d’un produit ou d’un service de qualité dont vos clients ont besoin. Pourtant, les exigences de conformité imposées à votre entreprise peuvent être déroutantes et vous faire perdre du temps. Lorsque vous travaillez avec une société d’externalisation des RH comme G&A, qui dispose d’une expertise complète en interne, vous réduisez le risque de non-conformité. Vous avez également accès à une équipe dédiée de spécialistes des RH et de l’administration du back-office qui connaissent les tenants et les aboutissants du secteur des RH et peuvent vous aider à rester au fait des lois et des réglementations qui ont un impact sur votre entreprise et votre secteur.
Un soutien RH basé sur les besoins de votre entreprise
Vous avez le choix en ce qui concerne l’externalisation des services RH. Certaines entreprises font appel à un prestataire de services RH pour aider leur équipe RH interne dans une tâche spécifique, comme l’administration des salaires. D’autres ont besoin d’une solution RH complète dès le départ. Explorez la variété des fournisseurs de services RH disponibles pour trouver celui qui répond aux besoins de votre entreprise.
Fournisseurs de technologie RH
Certaines entreprises disposent de l’infrastructure et des ressources nécessaires pour gérer leurs fonctions RH en interne, mais n’ont pas les outils ou la technologie pour le faire efficacement. Un fournisseur tiers de technologie RH donne accès à un programme ou à une plateforme en ligne qui remplit ces fonctions (généralement le traitement des salaires). Les entreprises qui font appel à des fournisseurs de technologie RH doivent tout de même faire le gros du travail pour de nombreuses tâches RH.
Externalisation RH (HRO)/Organisations de services administratifs (ASO)
Une organisation de services administratifs (OSA) est une entreprise qui passe des contrats avec des employeurs pour fournir des services administratifs et de ressources humaines. Un partenariat ASO permet aux employeurs de choisir parmi un menu à la carte de services disponibles, tels que le recrutement, le traitement de la paie, l’administration des avantages sociaux, la gestion des risques, la conformité réglementaire, la gestion des performances, les relations avec les employés, etc. afin d’élaborer un ensemble personnalisé de services RH. Ce modèle est similaire à d’autres externalisations d’entreprises et relations vendeur/client et fonctionne généralement bien pour les grandes entreprises bien établies disposant d’une infrastructure RH.
Organisation professionnelle d'employeurs (PEO)
Lorsque vous vous associez à un PEO, votre entreprise entre dans une relation de co-emploi qui permet au PEO d’agir comme « employeur officiel » pour vos employés. En tant qu’employeur officiel, le PEO partage une grande partie des responsabilités administratives et des obligations liées à l’emploi de salariés et exécute les tâches liées à l’emploi au nom de votre entreprise. Si les PEO offrent une solution complète de gestion des RH, ils proposent également des options évolutives qui créent de la valeur en complétant les services assurés par le personnel interne de votre entreprise. Les entreprises qui confient leurs ressources humaines à un PEO bénéficient de plusieurs avantages, notamment une réduction des risques, une minimisation des coûts et une augmentation de la productivité.
Mythes et malentendus sur l'externalisation des RH
Si vous hésitez à externaliser vos services RH ou si vous vous inquiétez de ce que cela pourrait signifier pour votre entreprise, consultez la liste suivante des mythes les plus courants concernant le partenariat avec un PEO. En vous armant d’informations précises sur l’externalisation des RH, vous pourrez prendre la meilleure décision pour votre entreprise.
Ma société est trop petite pour bénéficier d'un partenariat avec un fournisseur d'externalisation des RH
Les petites entreprises et les entreprises en croissance sont responsables de la réalisation des mêmes tâches RH que les entreprises plus grandes ou plus établies, mais à une échelle plus réduite. Il est souvent difficile pour les petites entreprises de trouver l’argent dans le budget pour embaucher le personnel nécessaire pour gérer efficacement l’étendue des services RH requis pour assurer la sécurité de vos employés et la conformité de votre entreprise aux règles et réglementations locales, nationales et fédérales. Une société d’externalisation des RH vous donne accès à une équipe dédiée de spécialistes des RH et de l’administration pour le prix d’un employé à temps plein.
Mon entreprise est trop grande pour bénéficier d'un partenariat avec un prestataire d'externalisation des RH
Même si vous avez une entreprise plus grande et mieux établie, vous êtes toujours à la recherche de moyens d’améliorer les processus RH et de réduire les coûts. En vous associant à une société d’externalisation des RH expérimentée et de confiance telle qu’Externalisation administrative, votre équipe des RH pourra se concentrer sur les initiatives stratégiques qui amélioreront les résultats de votre entreprise plutôt que sur des tâches administratives fastidieuses. En outre, plus vous avez d’employés, plus votre entreprise est vulnérable aux problèmes de conformité, aux demandes de chômage et même aux poursuites judiciaires. Travailler avec une équipe de spécialistes des RH est un moyen proactif de tenir ces problèmes à distance.
Si j'externalise mes ressources humaines, je vais perdre le contrôle de mon entreprise
De nombreux propriétaires et dirigeants d’entreprise se sentent à l’aise avec un personnel RH interne car ils craignent que l’externalisation des services RH n’entraîne une perte de contrôle de ces fonctions. Votre prestataire d’externalisation des RH travaille pour vous, et non l’inverse. Les entreprises qui externalisent leurs tâches RH ont autant de contrôle sur leur activité que celles qui n’externalisent pas leurs tâches RH. Il y a une différence significative entre les deux : Les entreprises qui externalisent leurs services RH ont plus de temps pour se concentrer sur leurs activités principales, car leurs tâches administratives quotidiennes – et bien d’autres – sont couvertes.
L'externalisation des RH est trop coûteuse
Il peut sembler que l’embauche d’une société d’externalisation des RH soit coûteuse, mais cela peut en fait vous faire économiser de l’argent. Selon la Society for Human Resource Management (SHRM), le coût moyen de la gestion des RH et des fonctions administratives en interne est de près de 3 000 dollars par employé et par an. Selon le nombre d’employés de votre entreprise, ces coûts s’additionnent et peuvent rapidement devenir écrasants. Des études sectorielles révèlent que les entreprises qui externalisent tout ou partie de leurs tâches RH réduisent leurs coûts administratifs d’environ 450 dollars par employé.
La façon dont nous nous sommes occupés des fonctions RH (en interne) est satisfaisante
S’en tenir au statu quo est confortable, surtout si cela fonctionne relativement bien. Mais il est judicieux d’externaliser une partie ou la totalité des services RH de votre entreprise si cela permet d’obtenir une solution plus efficace, plus stratégique et plus rentable. Considérez ceci : Si vous n’êtes pas un expert en droit et que vous avez besoin de conseils juridiques, vous faites appel à un avocat. Si vous n’êtes pas un spécialiste des chiffres et que vous avez besoin d’aide pour vos finances, vous engagez un comptable. Si vous n’êtes pas en mesure d’expédier tous vos produits vous-même, vous vous associez à une société de distribution. Si vous n’êtes pas un expert en RH, il est tout à fait logique d’engager une société d’externalisation des RH qui vous donne accès à une équipe de professionnels des RH dévoués.
Le retour sur investissement d'un partenariat avec un PEO
Essayer de gérer une petite ou moyenne entreprise avec le même modèle de processus « tout en interne » qu’une entreprise Fortune 500 peut être un défi, vous laissant à bout de souffle en essayant de jongler avec une myriade de rôles et de responsabilités.
Les tâches RH dans les petites entreprises peuvent être assumées par une ou deux personnes seulement. La plupart des professionnels RH internes (ou ceux qui assument des tâches RH en plus de leurs autres responsabilités professionnelles) sont tellement occupés par des tâches administratives comme le traitement de la paie, l’administration des régimes d’avantages sociaux et le remplissage des documents d’embauche qu’ils n’ont pas le temps de s’occuper des fonctions RH qui peuvent ajouter de la valeur à l’entreprise, comme le recrutement stratégique, la fidélisation des employés, l’image de marque de l’employeur, la planification de la relève et le développement des employés.
Un partenariat avec une organisation professionnelle d’employeurs (PEO) vous donne accès à une équipe d’experts en RH, en avantages sociaux et en paie pour une fraction du coût que représenterait la constitution d’une équipe interne comparable. En fait, la réduction annuelle des coûts pour les entreprises qui utilisent un PEO est de 27,2 %, selon le rapport The ROI of Using a PEO (2019).
Les PEO offrent des solutions RH évolutives
Les PEO proposent des processus éprouvés et des technologies avancées qui aident les entreprises en croissance à gérer de manière plus efficace et efficiente leurs fonctions RH quotidiennes telles que le recrutement, l’administration de la paie, ainsi que l’approvisionnement et l’administration des avantages sociaux. Les solutions RH qu’ils fournissent sont évolutives et se développent avec votre entreprise. Et comme les PEO disposent d’équipes d’experts en RH accrédités, ils peuvent également s’occuper des questions de RH plus complexes qui déconcertent souvent les propriétaires d’entreprise, comme l’administration des demandes d’indemnisation et les questions de conformité.
Certains propriétaires d’entreprise choisissent d’employer un PEO pour se concentrer davantage sur leur activité principale, d’autres pour obtenir une plus grande efficacité opérationnelle, et d’autres encore pour économiser de l’argent. Les entreprises qui font appel à un PEO bénéficient souvent de tous ces avantages et plus encore.
Les PEO vous aident à accéder à des avantages de niveau Fortune 500
Un PEO aide les petites entreprises à bénéficier de services et d’avantages RH de niveau Fortune 500. Comment ? L’externalisation des RH à un fournisseur national par le biais d’un PEO crée des « économies d’échelle » – des coûts inférieurs sur l’assurance maladie, l’indemnisation des accidents du travail, les plates-formes technologiques RH, et plus encore. Les PEO tirent parti du pouvoir d’achat associé à une large base de clients pour négocier les meilleurs tarifs possibles sur les avantages sociaux sans sacrifier la qualité. Les économies réalisées sont répercutées sur votre entreprise et vos employés, ce qui vous permet de créer un ensemble d’avantages sociaux compétitifs qui attireront et conserveront les meilleurs talents.
Externalisation administrative ET l’une des principales organisations professionnelles d’employeurs (PEO) du pays, est parfaitement adaptée pour aider votre entreprise à prospérer dans n’importe quelle économie. Laissez nos experts vous aider à vous conformer aux réglementations nationales et fédérales et à vous libérer de la charge administrative liée aux RH, à la paie et aux avantages sociaux, afin que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise. Pour en savoir plus, planifiez une consultation avec l’un de nos conseillers d’affaires compétents.
France Externalisation fait tout pour répondre au mieux à vos questions. En complétant notre formulaire nous pourrons vous apporter une réponse en fonction de votre demande !
